Privacyverklaring

Wie zijn we?

pdf-toegankelijk.nl is een initiatief van Proper Access B.V., Keizersgracht 520 H, 1017 EK Amsterdam. KvK 95350985, BTW NL867096755B01.

Welke gegevens verwerken we?

• Je e-mailadres, om je te laten inloggen en om te weten van wie een document is.
• De organisatie waar je bij hoort, want daar hangt de toegang aan.
• Wanneer je voor het laatst hebt ingelogd.
• De PDF die je uploadt, om hem te repareren en aan je terug te geven.
• Het gerepareerde bestand, tot we het weer weggooien.
• Een export in HTML, Word of Markdown, als je erom vraagt. Die staat naast het gerepareerde bestand en gaat op hetzelfde moment weg.
• Technische gegevens: je IP-adres en het tijdstip staan in het logboek van onze webserver. Dat logboek bewaren we 14 dagen en daarna wordt het overschreven.

Voor het inloggen bewaren we daarnaast de inloglinks en de sessies van je browser, allebei versleuteld: we bewaren er alleen een onomkeerbare afdruk van. Wie onze database in handen krijgt, kan er dus niet mee inloggen. Een inloglink vervalt na een half uur, een sessie na veertien dagen.

De publieke controle

Op controleren kun je een PDF laten controleren zonder account. Daar slaan we niets van op. Er komt geen regel in onze database, we bewaren de naam van je bestand niet, en het document zelf gaat weg zodra de controle klaar is. De uitslag staat in ons werkgeheugen onder een adres dat alleen jij hebt, en verdwijnt na 30 minuten.

Eén ding tellen we wel, want zonder grens is die pagina een gratis dienst voor wie er duizend documenten doorheen haalt. Het zijn er 5 per dag, en daarvoor tellen we hoeveel controles er vanaf jouw IP-adres komen. Je adres zelf slaan we daarvoor niet op: we rekenen er een onomkeerbare afdruk van uit, met een geheim getal dat elke dag wisselt, en tellen onder die afdruk. Daardoor is de afdruk van vandaag niet aan die van gisteren te koppelen. Die teller staat in ons werkgeheugen en vervalt na 24 uur.

Zo'n afdruk blijft onder de AVG een persoonsgegeven, want wij kennen het geheime getal en kunnen dus nagaan of een bepaald adres erbij zit. Daarom staat het hier. Wat er niet staat, en ook nergens anders, is een kolom met IP-adressen: die hebben we op 31 augustus 2026 uit onze database gehaald en er komt er geen terug.

Hoe lang bewaren we het?

Het bestand dat je uploadt verwijderen we zodra de reparatie klaar is, ook als die is mislukt.

Het gerepareerde bestand verwijderen we 7 dagen na je laatste handeling. Open je een scherm of wijzig je iets, dan begint die 7 dagen opnieuw, dus je werk verdwijnt niet terwijl je bezig bent. Kijk je een dag niet, dan is het bestand weg en upload je het opnieuw; je eigen origineel heb je nog. Ben je eerder klaar, druk dan op “ik ben klaar” onderaan je werklijst; dan gooien we het meteen weg. Heb je een export laten maken, dan gaat die op hetzelfde moment mee.

Elke nacht maakt Hetzner, bij wie onze server staat, een kopie van de hele server. Die kopie blijft in Duitsland en wordt na 7 dagen gewist. Een bestand dat wij verwijderen, kan dus nog 7 dagen in zo'n kopie staan. We openen een kopie alleen om de server te herstellen na een storing.

Wat er blijft staan is ons verslag: je e-mailadres, de tijd, het aantal pagina's, en welke bevindingen er voor en na de reparatie op je document stonden, plus hoeveel koppen, tabellen en afbeeldingen erin staan. Dat bewaren we 12 maanden, zodat we kunnen navragen wat we met een document hebben gedaan. Je document zelf staat niet in dat verslag.

Waar wordt je document verwerkt?

Op onze eigen server in de EU. Je document gaat niet naar Adobe, niet naar Google, niet naar een taalmodel en niet naar een andere leverancier. De software die de tags schrijft draait lokaal.

We hebben dat getest door de reparatie te draaien met de netwerkverbinding dicht. Hij werkte, en dat is het bewijs: een stap die iets naar buiten stuurt, valt dan om.

Met wie delen we het?

Je document met niemand. Wel werken we met twee bedrijven:

• AhaSend, een Nederlands bedrijf: je e-mailadres, voor de inloglink. Dat is de enige post die we sturen; het verslag en het bestand blijven in de tool.
• Hetzner, een Duits bedrijf: daar staan onze server en de nachtelijke kopie ervan, in Falkenstein.

AhaSend heeft een verwerkersovereenkomst met ons. Je document wordt niet gebruikt om modellen te trainen, want het verlaat onze server niet.

Vertrouwelijke documenten

Upload geen documenten met persoonsgegevens, medische gegevens of bedrijfsgevoelige informatie zonder dat we daar afspraken over hebben gemaakt. Wil je een eigen verwerkersovereenkomst, mail dan info@properaccess.nl.

Jouw rechten

Je kunt op elk moment je gegevens opvragen, corrigeren of laten verwijderen via info@properaccess.nl. Klacht? Dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.